Ein beliebter Neujahrsvorsatz: Ordnung schaffen. Und zwar nicht nur zuhause, sondern auch im Büro. Zwischen Papiertürmen und Ordnerchaos weiß schon niemand mehr, was in den dunklen Ecken der Aktenschränke lauert. Also auf zum vorgezogenen Frühjahrsputz. Doch Vorsicht: Nicht alle Unterlagen dürfen einfach so weggeworfen werden. Für viele Dokumente gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung des Steuerrechts festgeschrieben sind. Jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, muss sich daran halten. Das gilt für bestimmte Berufe sowie ab einem Umsatz von 600.000 Euro bzw. einem Gewinn von 60.000 im Jahr. Und wie alles im Steuerrecht ist auch die Regelung der Aufbewahrungsfristen nicht gerade simpel. Was darf also in den Reißwolf?

Älter als zehn Jahre? Weg damit!

Mit wenigen Ausnahmen gilt: Alle Unterlagen, die älter sind als zehn Jahre, können vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jedoch erst zum Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung in das Dokument. Ein Beispiel: Der Jahresabschluss des Geschäftsjahrs 2007 wird im Jahr 2008 fertiggestellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt somit am 1. Januar 2009. Das Dokument darf also erst in zwei Jahren weggeschmissen werden. Unterlagen mit einer letzten Eintragung aus dem Jahr 2006 oder früher können jetzt schon in den Reißwolf.

Verschiedene Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Jahresabschlüsse
  • Eröffnungsbilanzen und für deren Verständnis erforderliche Organisationsunterlagen
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Buchungsbelege aller einzelnen Geschäftsvorgänge, also z.B. Rechnungen, Quittungen, Gehaltsabrechungen usw.

Für andere Unterlagen gilt nur eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, also darf bereits alles vor 2010 eingestampft werden. Zu diesen Unterlagen gehören:

  • empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, also jegliche Korrespondenz (auch per E-Mail, Fax usw.) zur Vorbereitung, Durchführung oder zum Rückgängigmachen eines Geschäftes.
  • alle weiteren steuerlich relevanten Unterlagen (z.B. Kalkulations- und Personalunterlagen, Ausfuhrbelege, Kassenzettel usw.)

Für folgende Unterlagen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist:

  • Preis- und Angebotslisten
  • Angebotsschreiben, aus denen kein Geschäftsauftrag gefolgt ist
  • Anwesenheitslisten, sofern sie nicht Teil der Lohnbuchhaltung sind
  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen
  • statistische Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.

Steuerfestsetzungsfrist

Bevor ein Dokument weggeschmissen wird, gilt es noch eine weitere Frist zu prüfen: die Steuerfestsetzungsfrist. Sie läuft grundsätzlich vier Jahre (bei Verbrauchssteuern nur ein Jahr) nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde, und gilt für alle für die Steuerberechung gültigen Dokumente. Außerdem dürfen Unterlagen, die für eine laufende Außenprüfung relevant sind, nicht vernichtet werden.

Steuerberater und Finanzamt helfen weiter

Das Ausmisten der Aktenschränke gestaltet sich also mitunter komplizierter als gedacht. Wer sich unsicher ist, wendet sich am besten an seinen Steuerberater oder bei einzelnen Unterlagen an das zuständige Finanzamt. Denn wenn Unterlagen zu früh aussortiert werden, drohen Hinzuschätzungen und hohe steuerliche Nachforderungen, im schlimmsten Fall sogar Strafverfolgung.

Titelbild: © Elena Schweitzer

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